Cada turno sale de la agenda real.
El agente consulta los horarios que el profesional tiene realmente libres, reserva a nombre del paciente y después lo reprograma, lo cancela o lo confirma. La recepción ve el mismo calendario.
Un solo interruptor prende las herramientas del agente y el módulo Turnos en el CRM. Viene apagado.
Dos agendas distintas, y no se pisan.
Victoria CRM tiene dos módulos de calendario y resuelven cosas diferentes. La confusión sale cara: se termina agendando una consulta médica en la agenda de reuniones del vendedor.
Agenda y reservas
El calendario del equipo comercial.
- Reuniones y visitas — del vendedor con su cliente
- Google Calendar — sincronizado por usuario
- Link público de reserva — sobre la disponibilidad del vendedor
- Recordatorios de seguimiento — atados al lead
Si lo que agendás son reuniones comerciales, el módulo es ese.
Turnos y citas
La agenda de quien atiende.
- Profesionales — con su horario semanal y sus días bloqueados
- Tipos de turno — con duración, precio y preparación previa
- Áreas o especialidades — con su dirección propia
- Pacientes y estados — agendado, confirmado, atendido, cancelado, no asistió
Pensado para consultorios y para cualquier operación que dé citas con un profesional.
Se activan por separado y no comparten configuración: uno vive en el calendario del usuario, el otro en la agenda del profesional.
Ver Agenda y reservasLa recepción y el agente miran la misma agenda.
No hay una agenda para el chat y otra para el mostrador. Los horarios que ofrece el agente salen de la misma grilla que ve quien atiende el teléfono, y se actualizan solos cuando cualquiera de los dos guarda un turno.
Del mensaje al turno, sin inventar nada.
El agente de ventas no improvisa horarios ni da por hecho un turno que no se guardó. Cada paso sale de una consulta al sistema.
- 01
Lee el catálogo
Áreas, tipos de turno con su duración y precio, y profesionales activos con lo que atiende cada uno. Lo que no está en esa lista, la empresa no lo ofrece.
- 02
Pide horarios libres
Sobre la agenda real del profesional, respetando duración, buffers, aviso mínimo y anticipación máxima. Si el paciente menciona una hora, busca los horarios más cercanos a esa hora.
- 03
Reserva a nombre del paciente
Con nombre y teléfono. Antes de guardar revalida el horario contra la agenda, así dos personas no se llevan el mismo turno.
- 04
Repite el turno para cerrarlo
Día, hora y profesional, más la dirección del área y la preparación previa del tipo de turno, si están cargadas.
- 05
El paciente lo mueve por el mismo chat
Reprograma, cancela o confirma sin llamar por teléfono. Siempre dentro de los turnos de esa conversación: nunca los de otro paciente.
Si el sistema devuelve una muestra de los horarios libres, el agente lo sabe y no le dice al paciente que una hora no está disponible sin volver a preguntar por esa hora.
El turno se cierra en la conversación.
El paciente escribe como le sale, y el agente responde con horarios que existen de verdad en la agenda del profesional. No hay formulario, ni link, ni una persona del otro lado.
- Hola, necesito un turno con la Dra. Gómez, si se puede a la tarde.
- Para primera consulta (30 min) tengo el jueves 20 a las 16:00, el viernes 21 a las 17:30 y el lunes 24 a las 16:30. ¿Cuál te sirve?
- El jueves a las 16 me viene bien.
- Listo: jueves 20/08 a las 16:00 con la Dra. Gómez, en Av. Colón 1234. Vení 15 minutos antes con los estudios previos.
Datos de ejemplo. Los tres horarios salen de la agenda del profesional, no del modelo.
La gestión de turnos se prende por empresa. Con ella apagada, el agente no ofrece ni reserva turnos.
El agente se mueve dentro de lo que vos definís.
Todo lo que sigue se configura por empresa y el agente lo respeta sin que haya que escribirlo en el prompt.
Un interruptor para las dos cosas
Se activa desde la ficha del agente de ventas. Al prenderlo, el agente recibe las herramientas y aparece el módulo Turnos en el CRM. Al apagarlo, las dos cosas se van juntas. Viene apagado.
El plazo de cambios ata al paciente, no al equipo
Definís con cuántas horas de anticipación deja de poder reprogramar o cancelar por chat. Desde el CRM, la recepción puede mover o cancelar hasta último momento: la regla existe para que no le cancelen un turno media hora antes, no para atarle las manos a quien atiende.
Confirmar nunca queda bloqueado
La confirmación no pasa por ese plazo. Negarle a un paciente decir que va no protege nada: deja al consultorio sin el único dato que sirve para reasignar los turnos que nadie confirmó.
El recordatorio viene apagado
Cuando lo prendés, elegís cuántas horas antes sale. Como suele mandarse con 24 o 48 horas de anticipación, la ventana de WhatsApp está cerrada y Meta exige una plantilla aprobada: hay que elegir número oficial, plantilla y qué dato va en cada variable. Si el paciente escribió hace poco, en cambio, va un mensaje normal.
Límites que no dependen del modelo
Paso de la grilla, duración por defecto, tiempo libre antes y después de cada turno, aviso mínimo para reservar, hasta cuándo se dan turnos y cuántos turnos pendientes puede tener un mismo contacto. De fábrica: grilla de 15 minutos, turnos de 30, una hora de aviso mínimo, 60 días de anticipación y 3 turnos pendientes.
Tres niveles de acceso al módulo
Total, solo lectura, o solo la agenda propia. El último se apoya en el vínculo entre el profesional y su usuario del CRM: cada uno entra y ve sus turnos, no los del resto.
Además de la configuración general, cada profesional puede tener su propio paso de grilla, duración, buffers, aviso mínimo y anticipación máxima.
Asistencia, ausentismo y agenda ocupada.
Los números de turnos viven en el Dashboard del CRM, con los mismos filtros de fecha que el resto de los reportes. Doce indicadores y siete cortes: por profesional, por tipo de turno, por área, demanda por día de la semana y por hora, estado y quién cargó cada turno.
- Asistencia — atendidos sobre atendidos más ausentes, nunca sobre el total: los turnos futuros y los cancelados la hundirían sin que haya pasado nada
- Cancelación — esta sí sobre el total, porque cancelar puede pasar en cualquier momento
- Ocupación — horas con turno contra las horas de atención que caen en el período, contando cuántas veces cae cada día de la semana
- Anticipación y aviso — cuántas horas antes se reserva un turno y cuántas antes se avisa una cancelación
- Agendados por la IA — qué parte de la agenda entró por chat y qué parte la cargó el equipo
- Ingreso atendido y perdido — según el precio del tipo de turno, separando lo atendido de lo cancelado o ausente
La ocupación es una aproximación honesta y la pantalla lo dice: no descuenta feriados ni bloqueos, y deja afuera a los profesionales sin horario cargado.
- Asistencia92,3%atendidos / (atendidos + ausentes)
- Ausentismo7,7%ausentes / (atendidos + ausentes)
- Ocupación68,4%horas con turno / horas de atención
- Agendados por la IA41,2%turnos de origen IA / total
Datos de ejemplo.
Lo que siempre nos preguntan.
Lo que lo rodea.
Traé la agenda de tu semana a la demo.
Cargamos tus tipos de turno y el horario de un profesional, y probamos en vivo si el agente ofrece exactamente los horarios que tenés libres.
La gestión de turnos se prende y se apaga con un interruptor: no hay que rehacer nada para probarla.