Cada agendamento sai da agenda real.
O agente consulta os horários que o profissional tem realmente livres, reserva em nome do paciente e depois remarca, cancela ou confirma. A recepção vê o mesmo calendário.
Um único interruptor liga as ferramentas do agente e o módulo Agendamentos no CRM. Vem desligado.
Duas agendas diferentes, e não se atropelam.
O Victoria CRM tem dois módulos de calendário e eles resolvem coisas diferentes. A confusão sai cara: acaba-se marcando uma consulta médica na agenda de reuniões do vendedor.
Agenda e reservas
O calendário da equipe comercial.
- Reuniões e visitas — do vendedor com seu cliente
- Google Calendar — sincronizado por usuário
- Link público de reserva — sobre a disponibilidade do vendedor
- Lembretes de acompanhamento — atrelados ao lead
Se o que você marca são reuniões comerciais, o módulo é esse.
Consultas e agendamentos
A agenda de quem atende.
- Profissionais — com seu horário semanal e seus dias bloqueados
- Tipos de agendamento — com duração, preço e preparo prévio
- Áreas ou especialidades — com seu endereço próprio
- Pacientes e status — agendado, confirmado, atendido, cancelado, não compareceu
Pensado para consultórios e para qualquer operação que marque horários com um profissional.
São ativados separadamente e não compartilham configuração: um vive no calendário do usuário, o outro na agenda do profissional.
Ver Agenda e reservasA recepção e o agente olham a mesma agenda.
Não existe uma agenda para o chat e outra para o balcão. Os horários que o agente oferece saem da mesma grade que vê quem atende o telefone, e se atualizam sozinhos quando qualquer um dos dois salva um agendamento.
Da mensagem ao horário, sem inventar nada.
O agente de vendas não improvisa horários nem dá como certo um agendamento que não foi salvo. Cada passo sai de uma consulta ao sistema.
- 01
Lê o catálogo
Áreas, tipos de agendamento com sua duração e preço, e profissionais ativos com o que cada um atende. O que não está nessa lista, a empresa não oferece.
- 02
Pede horários livres
Sobre a agenda real do profissional, respeitando duração, buffers, aviso mínimo e antecedência máxima. Se o paciente menciona um horário, busca os horários mais próximos daquele.
- 03
Reserva em nome do paciente
Com nome e telefone. Antes de salvar, revalida o horário contra a agenda, assim duas pessoas não levam o mesmo horário.
- 04
Repete o agendamento para fechá-lo
Dia, hora e profissional, mais o endereço da área e o preparo prévio do tipo de agendamento, se estiverem cadastrados.
- 05
O paciente o move pelo mesmo chat
Remarca, cancela ou confirma sem ligar. Sempre dentro dos agendamentos daquela conversa: nunca os de outro paciente.
Se o sistema devolve uma amostra dos horários livres, o agente sabe disso e não diz ao paciente que um horário não está disponível sem voltar a perguntar por aquele horário.
O horário se fecha na conversa.
O paciente escreve do jeito dele, e o agente responde com horários que existem de verdade na agenda do profissional. Não há formulário, nem link, nem uma pessoa do outro lado.
- Oi, preciso de um horário com a Dra. Gómez, se puder ser à tarde.
- Para primeira consulta (30 min) tenho quinta 20 às 16:00, sexta 21 às 17:30 e segunda 24 às 16:30. Qual funciona para você?
- Quinta às 16 fica bom.
- Pronto: quinta 20/08 às 16:00 com a Dra. Gómez, na Av. Colón 1234. Chegue 15 minutos antes com os exames anteriores.
Dados de exemplo. Os três horários saem da agenda do profissional, não do modelo.
A gestão de agendamentos é ligada por empresa. Com ela desligada, o agente não oferece nem reserva horários.
O agente se move dentro do que você define.
Tudo o que segue é configurado por empresa e o agente respeita sem que seja preciso escrever no prompt.
Um interruptor para as duas coisas
Ativa-se pela ficha do agente de vendas. Ao ligar, o agente recebe as ferramentas e o módulo Agendamentos aparece no CRM. Ao desligar, as duas coisas somem juntas. Vem desligado.
O prazo de mudanças amarra o paciente, não a equipe
Você define com quantas horas de antecedência ele deixa de poder remarcar ou cancelar por chat. Pelo CRM, a recepção pode mover ou cancelar até o último momento: a regra existe para que não cancelem um horário meia hora antes, não para amarrar as mãos de quem atende.
Confirmar nunca fica bloqueado
A confirmação não passa por esse prazo. Impedir um paciente de dizer que vai não protege nada: deixa o consultório sem o único dado que serve para reaproveitar os horários que ninguém confirmou.
O lembrete vem desligado
Quando você o liga, escolhe com quantas horas de antecedência ele sai. Como costuma ser enviado com 24 ou 48 horas de antecedência, a janela do WhatsApp está fechada e a Meta exige um modelo aprovado: é preciso escolher número oficial, modelo e qual dado vai em cada variável. Se o paciente escreveu há pouco, por outro lado, vai uma mensagem normal.
Limites que não dependem do modelo
Intervalo da grade, duração padrão, tempo livre antes e depois de cada horário, aviso mínimo para reservar, até quando se marcam horários e quantos agendamentos pendentes um mesmo contato pode ter. De fábrica: grade de 15 minutos, horários de 30, uma hora de aviso mínimo, 60 dias de antecedência e 3 agendamentos pendentes.
Três níveis de acesso ao módulo
Total, somente leitura, ou somente a agenda própria. O último se apoia no vínculo entre o profissional e seu usuário do CRM: cada um entra e vê os seus agendamentos, não os do resto.
Além da configuração geral, cada profissional pode ter seu próprio intervalo de grade, duração, buffers, aviso mínimo e antecedência máxima.
Comparecimento, absenteísmo e agenda ocupada.
Os números de agendamentos vivem no Dashboard do CRM, com os mesmos filtros de data que o resto dos relatórios. Doze indicadores e sete cortes: por profissional, por tipo de agendamento, por área, demanda por dia da semana e por hora, status e quem cadastrou cada agendamento.
- Comparecimento — atendidos sobre atendidos mais ausentes, nunca sobre o total: os horários futuros e os cancelados afundariam o número sem que nada tivesse acontecido
- Cancelamento — este sim sobre o total, porque cancelar pode acontecer a qualquer momento
- Ocupação — horas com agendamento contra as horas de atendimento que caem no período, contando quantas vezes cai cada dia da semana
- Antecedência e aviso — com quantas horas de antecedência um horário é reservado e com quantas se avisa um cancelamento
- Agendados pela IA — que parte da agenda entrou por chat e que parte a equipe cadastrou
- Receita atendida e perdida — conforme o preço do tipo de agendamento, separando o atendido do cancelado ou ausente
A ocupação é uma aproximação honesta e a tela diz isso: não desconta feriados nem bloqueios, e deixa de fora os profissionais sem horário cadastrado.
- Comparecimento92,3%atendidos / (atendidos + ausentes)
- Absenteísmo7,7%ausentes / (atendidos + ausentes)
- Ocupação68,4%horas com agendamento / horas de atendimento
- Agendados pela IA41,2%agendamentos de origem IA / total
Dados de exemplo.
O que sempre nos perguntam.
O que está em volta.
Traga a agenda da sua semana para a demo.
Cadastramos os seus tipos de agendamento e o horário de um profissional, e testamos ao vivo se o agente oferece exatamente os horários que você tem livres.
A gestão de agendamentos liga e desliga com um interruptor: não é preciso refazer nada para testar.